Escribe: Lic. Ana Plaza

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debería proveerse de un manual de procedimientos, entendiendo como tal aquel documento (o documentos) que permitan estandarizar los sistemas de trabajo de todos los departamentos y actividades que realizan los miembros del equipo y que sirva también en la relación con las personas externas de la empresa (proveedores, clientes,  etc.). Se convierte en una gran herramienta de apoyo para el funcionamiento del negocio y en un instrumento de medición que permite asegurar la calidad en los procesos y las técnicas para su buena ejecución.

Es por lo tanto, una herramienta eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa ya que delimita y determina los campos de actuación de cada área de trabajo como así también de cada puesto de trabajo.

A pesar de las diferentes teorías administrativas y conocimientos del avances de las mismas, es posible decir que aun hoy, podemos encontrar empresarios cuyos pensamientos se encuentran atrasados en el tiempo, enfocados solamente hacia el logro de un mayor margen de utilidades, dejando de lado el factor humano del que sólo se espera obtener la productividad planeada; sin tener en cuenta factores tan importantes como el conocimiento de sus colaboradores, las actividades asignadas y los factores que los motivarían a desempeñarse de la mejor manera en el cargo en pro del beneficio mutuo: Empresa – Empleado.

Los manuales de procedimientos son documentos en los que alguien nos dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quién es el responsable de cada tarea, y cómo se articulan las acciones de todos en la empresa para llevar a cabo las tareas cotidianas.

Además de esto, los manuales ayudan a que siempre se realicen las tareas y actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no saben cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se les encomienda una nueva responsabilidad. Son importantes también ya que sirven a la inducción del puesto, al adiestramiento y capacitación del personal porque describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Son útiles también para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema, ya sea para emprender la tarea de simplificación de trabajo, como análisis de tiempos, delegación de autoridad, para unificar criterios y controlar el cumplimientos de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Facilitan además las tareas de auditoría y la evaluación del control interno. Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Y propician que tanto empleados como jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente, permitiendo así, reducir los costos y aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales. Ayudan a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades. Constituyen una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, requiere invertir un tiempo importante y necesario, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta.

Por otra parte, el Manual de Funciones es un documento que sirve para reflejar la forma de organización que la empresa ha adoptado y sirve como guía para todo el personal. Contiene esencialmente la Estructura de la Organización, comúnmente llamado Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. Se puede incluir también, la descripción de cada puesto, el perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy se hace aun más necesario contar con estos tipos de documentos, no sólo porque todas las certificaciones de calidad así lo requieren (ISO – OHSAS – normas que se refieren a especificaciones de seguridad y salud en el trabajo) sino porque su uso interno y diario, minimizan los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional. Además de todo esto, es la base para implementar otros sistemas organizacionales tales como la evaluación de desempeño, escalas salariales, incentivos, desarrollos de carrera y otros.

Es de advertir que las empresas en su etapa inicial no reconocen el verdadero valor o la importancia e impacto de estas herramientas, pero a medida que van elaborando el manual (o los manuales), también se van resolviendo algunos grandes problemas y hasta quizás de gran impacto, como la rentabilidad del negocio, la descoordinación con el cliente, problemas en las operaciones o en el proceso, o en las demoras de entrega del producto.

Una de las bases para generar competitividad y eficiencia en las empresas es que estén organizadas, implementando estas herramientas de manera conjunta y no parciales.

Por lo tanto, para que una organización funcione eficientemente, es necesario que se complementen ambos manuales, el Manual de Funciones y el  Manual de Procesos o Procedimientos.